MANAGEMENT ASSISTENT m/v

Wij zijn op zoek naar een Management Assistent m/v voor een politiek-bestuurlijke organisatie in de regio Rotterdam. De functie is met ingang van zo spoedig mogelijk voor 32 uur per week voor de tijdelijke periode t/m 31 oktober 2022 met een optie tot verlenging.

 

Taken en verantwoordelijkheden
Wij zijn op zoek naar een ervaren managementassistent die de projectdirecteur Gebiedsontwikkeling en haar managementteam ondersteunt. Je hebt geen 9 – 5 mentaliteit en je bent bereid om op verschillende locaties te werken (thuis, op het projectkantoor alsook op het Stadskantoor). Je bent discreet, proactief, administratief en digitaal goed onderlegd en vindt het leuk om achter de schermen te werken. Je kunt goed onder druk werken en je bent in staat om snel te schakelen en zelfstandig regie te voeren over de werkzaamheden.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • het indelen en bewaken van de drukke agenda van de projectdirecteur en het management team;
  • dagelijks voorbereiden van de agenda en hiervoor proactief de bijbehorende stukken verzamelen;
  • het inschatten van binnenkomende correspondentie op belang en urgentie;
  • het zelfstandig organiseren en voorbereiden van de diverse vergaderingen, opstellen van de agenda’s, complementeren van vergaderstukken, attenderen op bijzondere aandachtspunten en verzorgen van de verslaglegging van de diverse vergaderingen;
  • het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten, tijdig signaleren van afwijkingen en het ondernemen van acties;
  • het vervullen van een ‘bufferfunctie’ tussen de projectdirecteur, directie of bestuur, het team, en collega’s, respectievelijk externe instanties;
  • het ontvangen en begeleiden van bezoek en delegaties en het voorbereiden van deze bezoeken;
  • het structureren en beheren van het (persoonlijk/vertrouwelijk) archief;
  • het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers naar onderwerp of project;
  • het verzamelen van gegevens en overzichten ten behoeve van periodieke verslaglegging, interpreteren van deze gegevens en het opstellen van management-rapportages.

 

Gevraagd
Je hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding op MBO+-niveau. Je hebt 2 jaar kennis en ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol bij een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur niet langer dan 3 jaar geleden. Je hebt ervaring met samenwerken in multidisciplinaire gemeentelijke projecten. Je bent discreet, administratief en digitaal goed onderlegd en je vindt het leuk om achter de schermen te werken. Je kunt goed onder druk werken en zelfstandig de regie voeren over de werkzaamheden. De werkdagen zijn van maandag t/m donderdag.

 

Interesse in bovenstaande functie en wil je meer informatie? Bel dan naar De Buren en vraag naar Bianca op nummer 06 – 37321293.
Wil je direct solliciteren? Laat dan jouw gegevens, CV en desgewenst korte motivatie achter op onze website www.uitzendbureaudeburen.nl.

Kandidaten die solliciteren die niet aan de meest gestelde eisen voldoen, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

PROJECTASSISTENT m/v -ingevuld-

Wij zijn op zoek naar een Projectassistent m/v voor een gemeentelijke instelling in de regio Rotterdam. De functie is met ingang van 1 juni 2021 t/m 31 mei 2022, met een kans op verlenging voor 36 uur per week. Dit betreft een gemiddeld aantal uur en kan variëren.

 

Taken en verantwoordelijkheden
Binnen het team Projecten werken (nu nog even thuis) ca. 55 medewerkers aan zowel projecten in de buitenruimte als aan gebiedsontwikkelingen.
Een projectassistent levert een inhoudelijke bijdrage aan de uitvoering van projecten en advisering over de voortgang van de projecten en ondersteunt de projectmanager/projectleider en de technisch projectleider.
Een projectassistent is dé spin in het web van één of meerdere projecten en heeft geen 9 tot 5 mentaliteit. Er zal soms ook ‘s avonds (online) vergaderd worden.

Inhoudelijke Project ondersteuning

  • Biedt inhoudelijke ondersteuning op een afgebakend werkterrein (het project).
  • Denkt mee binnen het projectteam op diverse werkterreinen.
  • Stelt (management)rapportages en overzichten op.
  • Stelt samen met de PM/PL de voortgangsrapportage op.
  • Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen.

Secretariaat

  • Draagt zorg voor de voorbereiding, professionele verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Verricht representatieve taken.
  • Organiseert bijeenkomsten en activiteiten.
  • Organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda’s.
  • Verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden.
  • Draagt zorg voor het beheer en de bewerking van (digitale)bestanden en systemen.

Procesbewaking

  • Bewaakt en verzorgt het proces betreffende de voortgang en afdoening van besluiten.

Verantwoordelijkheden

  • Is verantwoording schuldig aan de leidinggevende over de kwaliteit van projectondersteuning en de voortgang van specifieke deelterreinen van de projectassistentie.

 

Gevraagd
We zoeken de kandidaat met werkervaring bij een grote of middelgrote gemeente in de afgelopen 5 jaar en met minimaal MBO niveau. Je beheerst het Nederlands goed in woord en geschrift. Verder heb je kennis van de systematiek van projectmatig werken. Het overleggen van een geldige VOG is onderdeel van deze procedure. Het CV dient voorzien te zijn van referenties (contactgegevens) alsmede een korte omschrijving hoe jij aan ‘duurzaamheid’ doet. Voor jou geldt een praktische en daadkrachtige instelling en je kunt snel denken en handelen.

 

Interesse in bovenstaande functie en wil je meer informatie? Bel dan naar De Buren en vraag naar Bianca op nummer 06 – 37 32 12 93.
Wil je direct solliciteren? Laat dan jouw gegevens, CV en desgewenst korte motivatie achter op onze website www.uitzendbureaudeburen.nl.

Kandidaten die solliciteren die niet aan de meest gestelde eisen voldoen, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER m/v -INGEVULD-

Wij zijn op zoek naar een Administratief medewerker m/v voor een financiële dienstverlener in de regio Rotterdam. De functie is met ingang van zo spoedig mogelijk voor 38,75 uur per week voor lange tijd (minimaal 6 maanden en ook nog kans op verlenging).

 

Taken en verantwoordelijkheden
Je gaat in teamverband jouw steentje bijdragen aan een groot conversieproject. Je weet hoe je de gegevens uit een polis moet lezen en kunt deze snel en correct overvoeren naar een ander backoffice systeem. Je bent flexibel en bereid om ook op andere onderdelen binnen het team mee te helpen wanneer dat nodig is. Kortom: een nauwkeurige opdracht waar je je handen kunt laten wapperen!

 

Gevraagd
Je hebt een MBO werk- en denkniveau. Je hebt eerder gewerkt met ANVA en Excel. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed.

 

Interesse in bovenstaande functie en wil je meer informatie? Bel dan naar De Buren en vraag naar Bianca op nummer 06 – 37321293.
Wil je direct solliciteren? Laat dan jouw gegevens, CV en desgewenst korte motivatie achter op onze website www.uitzendbureaudeburen.nl.

Kandidaten die solliciteren die niet aan de meest gestelde eisen voldoen, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.