Wij zijn op zoek naar een Management Assistent m/v voor een politiek-bestuurlijke organisatie in de regio Rotterdam. De functie is met ingang van zo spoedig mogelijk voor 32 uur per week voor de tijdelijke periode t/m 31 oktober 2022 met een optie tot verlenging.

Taken en verantwoordelijkheden
Wij zijn op zoek naar een ervaren managementassistent die de projectdirecteur Gebiedsontwikkeling en haar managementteam ondersteunt. Je hebt geen 9 – 5 mentaliteit en je bent bereid om op verschillende locaties te werken (thuis, op het projectkantoor alsook op het Stadskantoor). Je bent discreet, proactief, administratief en digitaal goed onderlegd en vindt het leuk om achter de schermen te werken. Je kunt goed onder druk werken en je bent in staat om snel te schakelen en zelfstandig regie te voeren over de werkzaamheden.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het indelen en bewaken van de drukke agenda van de projectdirecteur en het management team;
• dagelijks voorbereiden van de agenda en hiervoor proactief de bijbehorende stukken verzamelen;
• het inschatten van binnenkomende correspondentie op belang en urgentie;
• het zelfstandig organiseren en voorbereiden van de diverse vergaderingen, opstellen van de agenda’s, complementeren van vergaderstukken, attenderen op bijzondere aandachtspunten en verzorgen van de verslaglegging van de diverse vergaderingen;
• het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten, tijdig signaleren van afwijkingen en het ondernemen van acties;
• het vervullen van een ‘bufferfunctie’ tussen de projectdirecteur, directie of bestuur, het team, en collega’s, respectievelijk externe instanties;
• het ontvangen en begeleiden van bezoek en delegaties en het voorbereiden van deze bezoeken;
• het structureren en beheren van het (persoonlijk/vertrouwelijk) archief;
• het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers naar onderwerp of project;
• het verzamelen van gegevens en overzichten ten behoeve van periodieke verslaglegging, interpreteren van deze gegevens en het opstellen van management-rapportages.

Gevraagd
Je hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding op MBO+-niveau. Je hebt 2 jaar kennis en ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol bij een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur niet langer dan 3 jaar geleden. Je hebt ervaring met samenwerken in multidisciplinaire gemeentelijke projecten. Je bent discreet, administratief en digitaal goed onderlegd en je vindt het leuk om achter de schermen te werken. Je kunt goed onder druk werken en zelfstandig de regie voeren over de werkzaamheden. De werkdagen zijn van maandag t/m donderdag.

Interesse in bovenstaande functie en wil je meer informatie? Bel dan naar De Buren en vraag naar Bianca op nummer 06 – 37321293.
Wil je direct solliciteren? Laat dan jouw gegevens, CV en desgewenst korte motivatie achter op onze website www.uitzendbureaudeburen.nl.

Kandidaten die solliciteren die niet aan de meest gestelde eisen voldoen, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.