Wij zijn op zoek naar een Project Assistent m/v voor een gemeentelijke organisatie in de regio Rotterdam. De functie is met ingang van zo spoedig mogelijk voor 32 uur per week voor de tijdelijke periode t/m 28 februari 2022 met een optie tot verlenging.

Taken en verantwoordelijkheden
Je ondersteunt de projectleider bij de dagelijkse werkzaamheden van het project. Je werkt zelfstandig en bent proactief in de hieronder genoemde werkzaamheden.

Projectcommunicatie:

• Maakt in overleg met PM afspraken en beheert de agenda
• Beantwoordt vragen tijdig, zoals raadsvragen
• Weet wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is
• Maakt verslagen van de overleggen
• Maakt begeleidend schrijven en korte notities, adviesnota’s en brieven in overleg met PM
• Zorg in overleg met de PM voor externe communicatie
• Organiseert workshops, bijeenkomsten etc.

Projectplanner:

* Helpt de PM met het opstellen en proactief bewaken van de in- of extern te leveren producten en activiteiten
* Stelt op basis van het projectplan de planning op
* Bewaakt de planning proactief
* Stelt in overleg met de PM een schema op wie welke wijzigingen in de planning kan aanbrengen
* De PM of projectgroep lid voert de planningsactiviteiten uit

Projectoverleg:

• Nodigt voor elk overleg de juiste personen uit
• Bespreekt een locatie voor het overleg
• Draagt zorg voor de benodigde faciliteiten
• Verstuurt de stukken aan alle deelnemers
• Stelt samen met de PM een agenda op
• Verdeelt het verslag tijdig onder de betrokkenen
• Spreekt deelnemers aan op het nakomen van afspraken en signaleert afwijkingen
• Bewaken en signaleren van de voortgang van de planningen

Projectbeheer:

• Spin in het web van informatiestromen
• Bewaakt de archivering en dossiervorming, zowel digitaal als hardcopy
• Is in staat alle verzoeken om projectinformatie efficiënt af te handelen
• Zet archief op en beheert dit archief doelmatig

Projectfinanciën:

• Draagt zorg voor de financiële administratie
• Beheert de facturering
• Stelt de conceptopdrachten op in overleg met de PM

Gevraagd
Je hebt een secretariële of vergelijkbare opleiding op MBO-niveau. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Project Assistent, Projectsecretaresse of een soortgelijke secretariële, ondersteunende functie, in de afgelopen 8 jaar. Je bent in staat de werkzaamheden zelfstandig te plannen, organiseren en bewaken. De competenties flexibiliteit, accuratesse en stressbestendigheid worden getoetst tijdens het sollicitatiegesprek. Je hebt een zeer goede beheersing van MS Office en bent in staat zelfstandig te werken.

Interesse in bovenstaande functie en wil je meer informatie? Bel dan naar De Buren en vraag naar Bianca op nummer 06 – 37321293.
Wil je direct solliciteren? Laat dan jouw gegevens, CV en desgewenst korte motivatie achter op onze website www.uitzendbureaudeburen.nl.

Kandidaten die solliciteren die niet aan de meest gestelde eisen voldoen, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.